Зміст:
Введення
3
1. Уніфіковані форми первинної облікової документації зі обліку праці.
5
2. Оформлення наказів.
5
3. Порядок підготовки проектів наказів по особовому складу.
6
4. Прості і складні накази по особовому складу.
7
5. Вимога до інформації в наказах по особовому складу.
8
6. Найменування організації.
8
7. Найменування виду документа.
9
8. Дата документа.
9
9. Реєстраційний номер документа.
9
10. Заголовок до тексту.
10
11. Текст документа.
10
12. Візи узгодження.
11
Висновок
12
Список використаної літератури
13
Вступ:
Контрольна робота з теми «Накази по особовому складу (складання, оформлення)». Мета контрольної роботи - розкрити важливість документа в кадровому діловодстві та описати етапи роботи зі створення наказів.
Завдання контрольної роботи:
1) Перерахувати уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці;
2) Описати процедуру оформлення наказів;
3) Описати порядок підготовки проектів наказів по особовому складу;
4) Розповісти про прості і складні накази по особовому складу;
5) Розкрити вимоги до інформації в наказах по особовому складу;
6) Описати вимоги до основних реквізитами наказів по особовому складу:
* Назва організації.
* Назва виду документа.
* Дата документа.
* Реєстраційний номер документа.
* Заголовок до тексту.
* Текст документа.
* Візи узгодження.
Тема контрольної роботи є на сьогоднішній день дуже актуальною, тому що складання наказів є обов'язковою обов'язком, так як розпорядчі дії роботодавця, пов'язані з трудовою діяльністю працівників, - прийомом на роботу або звільнення, переведення на іншу роботу і зміною істотних умов праці, застосуванням заохочень і стягнень і т.д. - Оформляються наказами. З точки зору бухгалтерського обліку, перераховані дії (прийом, звільнення, перекази тощо) є господарськими операціями, а, отже, накази повинні оформлятися не тільки за правилами діловодства, але і з урахуванням вимог законодавства про бухгалтерський облік.
Відповідно до ст. 9 ФЗ від 21.11.1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік»:
- Всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами;
- Ці документи служать первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік;
- Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації.
Таким чином, якщо Держкомстатом Росії розроблені і затверджені форми наказів (розпоряджень) з кадрів, то операції, пов'язані з рухом кадрів та оплатою праці, повинні оформлятися за цими формами.
1. Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці.
Постановами Мінфіну Росії від 18.06.1998 № 27н і Держкомстату Росії від 29.05.1998 № 57а встановлено, що первинні облікові документи з 01.01.1999 приймаються до обліку, якщо вони складені за уніфікованими формами, затвердженими Держкомстатом Росії.
Для обліку праці та її оплати Держкомстат Росії постановою від 05.01.2004 № 1 затвердив нові уніфіковані форми первинної облікової документації, в т.ч. форми наступних наказів (розпоряджень):
№ Т-1 «Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу»,
№ Т-1а «Наказ (розпорядження) про прийом працівників на роботу»,
№ Т-5 «Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу»,
№ Т-5а «Наказ (розпорядження) про переведення працівників на іншу роботу»,
№ Т-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику»,
№ Т-6а «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам»,
№ Т-8 «Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору (контракту) з працівником»,
№ Т-8а «Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору (контракту) з працівниками»,
№ Т-9 «Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження»,
№ Т-9а «Наказ (розпорядження) про направлення працівників у відрядження»,
№ Т-11 «Наказ (розпорядження) про заохочення працівника»,
№ Т-11а «Наказ (розпорядження) про заохочення працівників».
Держкомстат Росії розробив і затвердив уніфіковані форми тільки для оформлення основних кадрових операцій - прийому, перекладів, звільнення, надання відпусток, направлення у відрядження та застосування заходів заохочення. Накази (розпорядження) з інших питань кадрові служби повинні розроблятися самостоятельно.1
2. Оформлення наказів.
Накази можуть становити кожного разу індивідуально (тобто для кожного працівника, для кожної дії), за простій формі, а можуть оформлятися з розробленим та затвердженим в організації уніфікованим формам.
Оскільки накази по кадрам приймаються до обліку бухгалтерією, то при їх підготовці повинні виконуватися вимоги, встановлені п.2 ст.9 ФЗ «Про бухгалтерський облік». Відповідно до названої нормі документи, форми яких не передбачені в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, повинні містити такі обов'язкові реквізити:
а) найменування документа;
б) дату складання документа;
г) зміст господарської операції;
д) вимірники господарської операції в натуральному і грошовому виразі;
е) найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій і правильність її оформлення;
ж) особисті підписи зазначених осіб.
Для спрощення оформлення наказів кадрові служби спільно з діловодами розробляють бланки наказів, в яких поряд з перерахованими в п.п. «А» - «в» реквізитами включає інші необхідні відомості. Які реквізити необхідні, а які бажано внести в бланк наказу, кадровики визначають згідно з новим стандартом діловодства, введеним в дію з 01.07.2003 ГОСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфіковані системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».
Обмежувальні позначки знадобляться для того, щоб оперативно і правильно вписати відповідні реквізит у потрібному місці. Для кадрової служби значимими є позначки для розташування дати документа та його реєстраційний номер.
Крім того, в бланк наказу можуть бути включені також обмежувальні позначки для зон розташування заголовка до тексту.
3. Порядок підготовки проектів наказів по особовому складу.
Проекти наказів по особовому складу складаються працівниками відділу кадрів підприємства на підставі подань керівників структурних підрозділів, ретельного і всебічного вивчення причин видання наказів, відповідності представляються кандидатів та дотримання вимог законодавства про працю. Проекти наказів про заохочення та покарання готують керівники тих підрозділів, які вносять пропозицію про заохочення або покарання працівників, що перебувають у їхньому безпосередньому підпорядкуванні.
Накази по особовому складу друкуються на спеціальних бланках або стандартних аркушах щільного паперу, придатною до тривалого зберігання, і мають самостійну порядкову нумерацію, окрему від наказів з основної діяльності, що проходять через канцелярію. Зберігаються накази в папці наказів по особовому складу у відділі кадрів, по черговості їх номерів. Сторінки в папці наказів нумеруються. Для наказів по кадрам кращим є формат А4 (210х297 мм).
  Кожен пункт наказу по особовому складу повинен бути сформульований у суворій відповідності до вимог КЗпП. Постійною інформацією для будь-якого кадрового наказу є вказівка розпорядчого дії (звільнити, перевести), прізвища та ініціалів працівника (імені та по батькові повністю - при прийомі на роботу), посади та структурного підрозділу (якщо підприємство має структурні підрозділи), дати набрання чинності даного пункту наказу (якщо вона не збігається з датою реєстрації наказу).
  Наявність інших відомостей у пунктах наказу по особовому складу визначається специфікою розпорядчого дії.
Найменування організації, назву виду документа, місце складання або видання документа, а також обмежувальні позначки для дати документа і його реєстраційного номера в межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:
1) центровані - початок, і кінець кожного рядка реквізитів однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів;
2) прапоровим - кожен рядок реквізитів починається від лівої межі зони розташування реквізитів.
4. Прості і складні накази по особовому складу.
  Розрізняють прості (індивідуальні) і складні (зведені) накази по особовому складу. В індивідуальних міститься інформація тільки про одного працівника, у зведених - про кількох співробітників незалежно від того, під які управлінські дії вони підпадають (прийом, переведення, звільнення, зміну прізвища та ін.) При складанні зведених наказів слід враховувати, що один документ не повинен містити інформацію з різними термінами зберігання. Тому рекомендується виділяти накази про надання відпусток і відрядження співробітників, які мають короткий (3 роки) термін зберігання на відміну від інших кадрових наказів, що зберігаються 75 років. В індивідуальному порядку оформляють, як правило, накази про заохочення та покарання, з огляду на їх специфічну виховну роль. 2
 5. Вимога до інформації в наказах по особовому складу.
  Інформація, що міститься в наказах по особовому складу (відомості про роботу та заохочення), фіксується в трудових книжках працівників.
Прізвище, ім'я, по батькові у наказі по особовому складу вказуються повністю, а найменування посади повинно відповідати найменуванню, даному в штатному розкладі, без скорочення найменування підрозділу підприємства.
  При прийомі на роботу обов'язково вказується встановлений розмір оплати праці (оклад, надбавка, індексація, тарифна ставка) і, при необхідності, умови прийому: тимчасово (с. .. по ...), з випробувальним терміном (його тривалість) і т. п.
При перекладі на іншу роботу - нова посада і підрозділ, вид перекладу (для тимчасових переказів - із зазначенням тривалості), причина переведення (у повній відповідності до вимог КЗпП), зміна оплати праці (якщо воно виникає).
При звільненні - причина звільнення, згідно із статтями КЗпП.
При наданні відпустки - його вид, тривалість, дати початку та закінчення.
При відрядження - дата і тривалість відряджень, місце напрямки, найменування підприємства.
Кожен пункт наказу по особовому складу повинен закінчуватися посиланням на письмову основу даного розпорядчого дії.
Інформація, що міститься в наказах по особовому складу (відомості про роботу та заохочення) фіксується в трудових книжках працівників.
При оформленні у якості підстав для наказів по особовому складу таких розпорядчих інформаційно-довідкових документів, як наказ з основної діяльності, протокол, факт, лист, доповідна або пояснювальна записки та ін слід керуватися правилами зі складання та оформлення цих різновидів організаційно-розпорядчих документів.
Ось які вимоги пред'являються ГОСТам до кожного реквізиту наказу.
6. Найменування організації.
Воно повинно відповідати найменуванню, закріпленому в установчих документах юридичної особи. Над найменуванням організації зазначають скорочено, а при його відсутності - повне найменування вищестоящої організації (при її наявності). Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації (російською) державна мова суб'єктів Російської Федерації, друкують на двох мовах (його розташовують нижче або праворуч від найменування російською мовою). Скорочене не приводять в тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації (його в дужках поміщають нижче повного або за ним). Найменування філії, територіального відділення, представництва вказують у тому випадку, якщо воно є автором документа, і розміщують нижче реквізиту;
7. Найменування виду документа.
Найменування виду документа, складеного або виданого організацією, повинно бути визначено статутом (положенням про організацію) і має відповідати видам документів, передбачених ОКУД (клас 020000). У даному випадку - це наказ. Слово «наказ» може друкуватися великими або малими літерами;
8. Дата документа.
Датою наказу є дата його підписання керівником організації. Дату документа оформляють арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляють двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма арабськими цифрами. Так, дата 6 серпня 2005 оформляється таким чином: «06.08.2005».
Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад «06 августа 2005 р.», а також оформлення дати в послідовності: рік, місяць, день місяця, наприклад «2005.08.06»;
9. Реєстраційний номер документа.
Накази по особовому складу обов'язково реєструються (окремо від наказів з основної діяльності). Як реєстраційної форми використовують книгу (журнал) реєстрації (при порівняно невеликій кількості кадрових наказів, що видаються протягом календарного року) або реєстраційні картки (при великих масивах наказів для зручності довідково-пошукової роботи).
У реєстраційній формі зазначаються: дата і номер наказу, зміст, ким підписаний наказ.
З урахуванням розходжень у термінах зберігання наказів по особовому складу рекомендується індексувати (нумерувати) їх за таким правилом. До порядкового номера кадрового наказу додається буквене позначення, щоб відрізнити його за номером від наказу по основній діяльності. Доцільно ввести різні літерні позначення для різних за змістом кадрових наказів, наприклад: N 28-к - наказ про рух кадрів (прийом, переведення, звільнення, зміни кадрової інформації), N 12 - км - про відрядження, N 45-о - про відпустку , N 32-п - про заохочення.
Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо в його тексті не вказано іншого терміну.
Місце складання або видання наказу вказують у тому випадку якщо утруднене його визначення з реквізиту "Найменування організації». Наприклад, якщо найменування організації містить слово «московський», вказувати у наказі «Москва» необов'язково. Місце складання або видання наказу вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу; воно включає в себе тільки загальноприйняті скорочення.
10. Заголовок до тексту.
Заголовок до тесту включає в себе короткий зміст наказу. Заголовок повинен бути узгоджений з найменуванням документа і відповідає на питання «Про що?» (Наприклад, «Про перенесення відпусток працівників» або «Про кого?» (Наприклад «Про Єфремова А.Ю.»)). Крапка в кінці заголовка не ставиться (тільки якщо заголовок закінчується ініціалами працівника). Як правило, заголовок, що складається з двох і більше рядків, друкується напівжирним шрифтом. Заголовок документа, оформлений на бланках з подовжнім розташуванням реквізитів, вирівнюється по центру.
11. Текст документа.
Текст документа складають державною мовою РФ або на державних мовах суб'єктів РФ відповідно до законодавства РФ і суб'єктів РФ.
У тексті документа, підготовленого на підставі раніше виданого документа, вказують його реквізити: найменування документа, його дату, реєстраційний № документа, заголовок до тексту (наприклад, підставою видання наказу про зміну істотних умов трудового договору працівник за ч.1 ст.73 ТК РФ відповідно до законодавства є наказ про організаційні або технологічних умовах праці).
Якщо текст містить кілька рішень, висновків і т.д.; то його можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.
Зазвичай же текст складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої, але тексти більшості наказів по особовому складу не мають констатуючій частині і дієслова «Наказую», і відразу починаються з розпорядчого дії: прийняти, призначити, перевести, звільнити, змінити прізвище, надати відпустку, відрядити і т.д.
У наказі організації діє на принципах єдиноначальності текст викладають від першої особи однини словом «Наказую», яке друкується вразрядку або ж п?? опіснимі літерами без розрядки з нового рядка від межі лівого поля (від нульового табулятора).
Текст відділяється від заголовка міжрядкові інтервали, друкується від лівої границі текстового поля і вирівнюється по лівій і правій кордонів текстового поля.
Розпорядча частина містить приписувані дії, прізвища посадових осіб, відповідальних за їх виконання і терміни виконання. Вона, як правило, ділиться на пункти, які нумеруються арабськими цифрами з крапками. Кожен пункт розпорядчої частини починається з вказівки конкретної дії, вираженої дієсловом у невизначеною формі, далі в пункті вказуються виконавці, посадова особа або структурний підрозділ, і термін виконання. Останній пункт наказу містить вказівку про посадову особу, відповідальному за виконання наказу в цілому.
Окремі завдання, наприклад, завдання, що містить цифрові дані, можуть бути оформлені у вигляді додатку до наказу з посиланням на них у відповідних пунктах наказу, що вказується на першому аркуші програми у правому верхньому кутку.
Якщо додатків кілька, кожне з них нумерується. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.
Сторінки наказу і додатків нумеруються як єдиний документ.
12. Візи узгодження.
Проект наказу по особовому складу, звичайно, узгоджується з наступними зацікавленими посадовими особами: з головним бухгалтером, юрисконсультом, з керівниками структурних підрозділів, працівники яких згадуються в наказі. Передбачено обов'язкове візування наказів по особовому складу керівником кадрової служби (у невеликих організаціях - працівником, відповідальним за ведення кадрової документації).
Наказ по особовому складу оголошується зацікавленому працівникові під розписку. Працівник після ознайомлення з наказом ставить свій підпис на її справжньому примірнику поруч з підписами керівників, візувати проект наказу, і вказує дату. У разі відмови працівника від підпису факт ознайомлення засвідчується підписом начальника відділу кадрів і безпосереднього начальника працівника.
За дорученням керівника підприємств накази по особовому складу на певну категорію працівників можуть підписувати їх заступники та керівники підрозділів, що користуються правами прийому і звільнення.
Під час відсутності основного керівника накази по особовому складу підписує особа, яка виконує його обязанності.3
Висновок:
Накази по особовому складу є основними документами, що визначають службове становище працівників, і служать підставою для внесення відповідних записів у їх облікові документи.
Наказами по особовому складу оформляються прийом на роботу або призначення на посаду, переміщення по службі, звільнення з посади чи звільнення, виключення зі списків особового складу, оформлення відпустки, оголошення заохочень і стягнень.
Держкомстат Росії розробив і затвердив уніфіковані форми тільки для оформлення основних кадрових операцій - прийому, перекладів, звільнення, надання відпусток, направлення у відрядження та застосування заходів заохочення. Накази (розпорядження) з інших питань кадрові служби повинні розроблятися самостійно.
Накази можуть становити кожного разу індивідуально (тобто для кожного працівника, для кожної дії), за простій формі, а можуть оформлятися з розробленим та затвердженим в організації уніфікованим формам.
Проекти наказів по особовому складу складаються працівниками відділу кадрів підприємства на підставі подань керівників структурних підрозділів, ретельного і всебічного вивчення причин видання наказів, відповідності представляються кандидатів та дотримання вимог законодавства про працю.
Розрізняють прості (індивідуальні) і складні (зведені) накази по особовому складу. В індивідуальних міститься інформація тільки про одного працівника, у зведених - про кількох співробітників незалежно від того, під якісь управлінські дії вони підпадають (прийом, переведення, звільнення, зміну прізвища тощо).
Список використаної літератури:
1. Андрєєва В.І. Діловодство в кадровій службі: Практичний посібник. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Интел-синтез », 1997. - 232 с.
2. Андрєєва В.І. Діловодство. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Интел-синтез », 1997. - 268 с.
3. Діловодство в кадровій службі/Сост. А. В. Верховцев. - 7-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 234 с. - (Б-ка журн. «Трудове право Російської Федерації». Вип. 18 (115)).
4. Кірсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс діловодства. Документаційне забезпечення управління. - М., 1997. - 390 с.
5. Довідник кадровика: прийом і звільнення працівників. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 176 с. - (Б-ка журналу «Кадрова служба підприємства»). - (Справочник кадровика. Вип. 10 (28)).
6. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Довідник з кадрового діловодства. - 3-е изд. перераб. і доп. - М.: Видавництво «Справа і Сервіс», 2005. - 640 с.
1 Труханович Л.В., Щур Д.Л. Довідник з кадрового діловодства. - 3-е изд. перераб. і доп. - М.: Видавництво «Справа і Сервіс», 2005. - С. 161-169.
2 Діловодство в кадровій службі/Сост. А. В. Верховцев. - 7-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 234 с. - (Б-ка журн. «Трудове право Російської Федерації». Вип. 18 (115)).

3 Кірсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс діловодства. Документаційне забезпечення управління. - М., 1997. - С.50-128.
8


11