Управління дебіторською заборгованістю
Деякі думають, що для управління дебіторською
заборгованістю потрібно лише висилати рахунки-фактури і нагадувати покупцям
платити в строк. У реальності ж справи йдуть зовсім по-іншому. Основні методи
управління дебіторською заборгованістю.
Ніл Томас (Neil Thomas), керуючий
директор компанії Falconbury
Управління дебіторською заборгованістю охоплює весь
процес отримання своєчасної оплати від покупців. Деякі думають, що
для цього потрібно всього лише висилати рахунки-фактури і писати листи-нагадування
тим покупцям, які не платять вчасно. Якби все було так просто, але,
на жаль, в реальності справи йдуть зовсім по-іншому. Нижче представлені основні
елементи управління дебіторською заборгованістю.
Депозит разом із замовленням
При поставках товарів чи послуг, які виробляються за
спеціальне замовлення клієнтів, доречно згадати про вимогу внесення завдатку.
Якщо немає вагомих підстав вважати, що це зашкодить бізнесу, подібну політику,
безумовно, слід проводити. Те, що ніхто з конкурентів не робить цього,
аж ніяк не є вагомим аргументом. Багато компаній і професійні
партнерства виявили дивну готовність покупців вносити завдаток, особливо
коли їм пояснять обсяг майбутньої роботи.
Виставляння проміжного рахунку
Багато компаній сфери послуг упускають обгрунтовані
можливості для виставляння проміжних рахунків, про що слід домовлятися
попередньо, як про звичайний порядок розрахунків. Треба орієнтуватися на
виставляння рахунку клієнтові відразу після закінчення кожного етапу.
Кредитоспроможність
Швидке виставлення рахунків, безумовно, важливо, проте воно
припускає, що покупець у стані і має намір платити. У цьому відношенні
поставки деяким приватним компаніям і фізичним особам можуть створити проблеми.
Кредитоспроможність приватних компаній необхідно перевіряти.
Простого запиту рекомендацій від двох інших постачальників може виявитися
недостатньо. Клієнт може своєчасно платити за їх рахунками тільки для того,
щоб заручитися рекомендаціями. Довідка з банку також може не розкривати
достатньої інформації про покупця. Особливо остерігайтеся клієнтів, які
роблять два-три невеликі замовлення і вчасно їх оплачують, але лише для того,
щоб потім зробити велике замовлення, сплатити яку вони не в змозі або навіть
не мають наміру. Найсвіжішу інформацію про кредитоспроможність будь-якої компанії можна
купити всього за кілька доларів. Однак краще проводити вибіркову, а не
суцільну перевірку кредитоспроможності, як це роблять деякі компанії. Тим не
менше висновок очевидний: якщо сумніваєтеся, купіть довідку про кредитоспроможність
клієнта.
Кредитоспроможність фізичної особи перевірити важко.
Зовнішній вигляд може справляти враження багатства, але бути всього лише
навмисною маскуванням. Тому доцільно просити передоплату замовлення або
принаймні досить великий завдаток. Потрібно встановити чіткий ліміт на
максимальну суму кредиту, який слід неухильно дотримуватися.
Кредитні ліміти
Багатьом компаніям має сенс встановити кредитні ліміти
на кожного корпоративного клієнта, що визначають максимальний розмір
дозволеного кредиту. Якщо в результаті виконання чергового замовлення цей ліміт
буде перевищений, необхідно попередити відповідного менеджера. Можливо,
простого телефонного дзвінка з проханням сплатити частину нагромадилося боргу,
перш ніж буде виконано наступне замовлення, буде достатньо, щоб тут же
отримати чек.
Усунення відмовок
Деякі клієнти використовують безвідмовний прийом - вони
вичікують з оплатою до тих пір, поки їх не «притиснуть», і тільки тоді вказують,
що в рахунку була пропущена важлива інформація, наприклад:
номер замовлення покупця,
ставка ПДВ постачальника,
адресу доставки.
Вони відзначать, що до отримання цієї інформації рахунок-фактуру
неможливо навіть акцептувати. Знову ж таки, ліки просте. Стежте за тим, щоб вся
інформація про замовлення, включаючи умови оплати, була чітко і правильно вказана в
рахунку.
Знижка за швидку оплату
Теоретично знижка з зазначеної в рахунку ціни,
стимулююча швидку оплату, виглядає як непогана ідея. Насправді
може бути зовсім по-іншому. Треба аналізувати вартість такої знижки й
потенційну вигоду.
Припустимо, компанія пропонує знижку в 2,5% при оплаті в
протягом семи чи десяти днів з дати, зазначеної в рахунку. Якщо в результаті
покупець оплачує рахунок на два місяці раніше, ніж без такого стимулу, то це
рівноцінно 15% річних. Ця цифра виникла в такий спосіб: витрати в 2,5% з
метою отримання оплати на два місяці раніше треба помножити на шість, щоб
одержати вартість знижки в річному масштабі. Якщо порівняти її з альтернативною
вартістю відповідно збільшеного овердрафту, то в певних умовах
подібна практика може виявитися виправданою. Однак якщо в результаті
2,5%-ної знижки за швидку оплату покупець сплачує лише на місяць раніше, то
це буде коштувати постачальника 30% річних, що дорого.
Ще гірше, коли деякі великі покупці оплачують
свої рахунки, скажімо, через місяць і при цьому автоматично віднімають знижку за
швидку оплату. Зіткнувшись з такою ситуацією, деякі менеджери з продажу
змиряться швидше, ніж ризикнуть зіпсувати відносини з важливим клієнтом. Це далеко
не ефективне управління грошовими коштами.
Нагадування про оплату
На наступний день після закінчення терміну платежу
необхідно зробити нагадування. Стандартний лист, роздруковане дешевим
принтером на поганому папері і адресований просто в бухгалтерію, напевно не
здобуде результату. Швидше за все, його приймуть за поштову макулатуру і відразу
оприбутковують в кошик для сміття.
При прийманні замовлення слід з'ясувати прізвище, посаду і
адреса особи, відповідальної за оплату. Якщо це міжнародна компанія, то,
можливо, буде потрібно направляти рахунки в регіональний або головний офіс,
розташований в іншій країні. Нагадування про оплату повинен бути адресований
відповідній особі. У ньому, варто дізнатися про наявність будь-якої причини
неплатежу і попросити негайно повідомити про неї. При цьому краще скористатися
не міжнародного авіапоштою, а факсом.
Наступні телефонні дзвінки
Якщо платіж не надійшов у семиденний термін після
нагадування про оплату, слід зателефонувати особи, відповідальної за платежі. При
незадовільному відповіді потрібно зателефонувати менеджеру, що робив замовлення, і
попросити провести оплату без подальших затримок. Якщо з'являються будь-які
відмовки, причини або виправдання, з ними потрібно розбиратися негайно. Іноді
потрібно два-три тижні, щоб розвіяти якийсь сумнів, що рівносильно
продовження кредиту покупцеві просто через некомпетентність менеджера.
Подальші дії
Якщо платіж не приходить, треба протягом декількох днів
вжити подальші дії. Зволікання, а точніше, відкладання, швидше за
за все, значно зменшить шанси на отримання будь-якої оплати взагалі. У
залежно від суми й країни слід звернутися або в агентство по стягненню
боргу, або до юриста.
Список літератури
Для підготовки даної роботи були використані матеріали
з сайту http://www.elitarium.ru/
