Організація ділової комунікації

Контрольна робота

В а р і а н т 1.

1. Візитна картка - невід'ємний елемент сучасної діловоїкомунікації. У залежності від призначення використовуються декількаосновних типів візитних карток:
Варіант А. На візитною картці вказується прізвище, ім'я, по батькові,посада, найменування організації, її поштову адресу, працівник (принеобхідності - домашній) телефон, факс, адреса "Інтернет". Виготовляєтьсяна білому картоні (глянсовий, матовий або тиснений), розміром 9 (5 см. Текстдрукується чітким чорним шрифтом. Єдине припустиме колірнепляма - це логотип фірми у верхньому лівому куті. У високопоставленихмуніципальних чиновників можлива наявність герба міста, у вищихпосадових осіб державних органів управління - державногогерба. Вгорі - назва фірми (установи) де працює власник. Зацентру - ім'я та прізвище (в англомовному варіанті) або прізвище, ім'я тапо батькові (російська, український варіант). Під ними - займана посада. Улівому нижньому кутку - адреса фірми, у правому - телефони. Поруч з телефонамиможуть друкуватися оптимальні години для зв'язку. Допускається виготовленнядвосторонніх карток - російсько-англійських, українсько-англійських і т.п.
Даний тип карток використовується при состовшемся знайомстві ісвідчить про виявлений інтерес і можливості продовження контактів.
Варіант Б. Картка містить прізвище, ім'я та по батькові, посаду ззазначенням найменування фірми (установи) та місця її дислокації (міста).
Використовуються, в основному, для представницьких цілей. Вручення такийкартки свідчить, що господар просто представляє себе дляполегшення спілкування при даній конкретній зустрічі, і розвиток контакту непередбачається.
Варіант В. "Дамська" картка - візитна картка, що використовується дружиноювисокопосадовця в представницьких цілях. Міститьпрізвище, ім'я, по батькові та місце проживання (місто).
Варіант Г Спільна або сімейна візитна картка. На картцівказується прізвище, ім'я та по батькові подружжя, а також їх домашня адреса ітелефон. Застосовується, в основному, на неофіційних зустрічах (сімейніприйоми, раути і т.п.), де передбачається наявність досить великоїкількості сімейних пар, можливо, незнайомих між собою. Вручення такийкартки припускає можливість розвитку контакту на неофіційному рівні
- Телефонного дзвінка, вітальної листівки або візиту додому.
Варіант Д Візитна картка фірми, підприємства, організації або відділу.
Використовується з метою привітання партнерів від імені фірми в днізагальнонаціональних або професійних свят.
Варіант Е Візитна картка торгової, сервісної фірми з зазначеннямреквізитів для зв'язку, годинами роботи, схемою під'їзду і коротким перелікомтоварів і послуг. Використовується в рекламних цілях комівояжерами,розповсюджувачами продукції, сервісними фахівцями, що працюють завикликом і т.д.

У практиці ділової комунікації існує безліч варіантіввищенаведених основних типів карток, а також картки, що використовуються позаділової сфери - картки журналістів, спортсменів, діячів мистецтв,церкви, і т.д. Тут допустимі відхилення від стандарту - різні шрифти,колір і фактура картону (або іншого матеріалу), зміст реквізитів,додаткові написи, малюнки, кольорові фото власника і пр.

Приклад візитну картку, керівника середньої ланки державногопідприємства для іноземного партнера:

2. Переговори - це човникова взаємозв'язок, призначена длядосягнення угоди шляхом ділового спілкування, коли обидві сторони маютьзбігаються і протилежні інтереси. Переговори є основнимзасобом отримати бажане від інших людей.

Види переговорів можна класифікувати за різними ознаками.

Наприклад, щодо методів (стратегічним підходам):жорсткий, коли обидві сторони, зайнявши крайні позиції, вперто відстоюють їх,застосовуючи тактичні прийоми, щоб ввести супротивника в оманущодо справжніх цілей, і роблять невеликі поступки, необхідні дляпродовження переговорів;м'який, коли кожна з сотона розглядає іншу як дружню;принциповий, коли сторони зорієнтовані на досягнення розумногорезультату.

можна класифікувати за стилями поведінки, що визначаються двомаосновними факторами: що кожна зі сторін припускає в якості кінцевогорезультату, і як поводяться партнери в процесі обговорення питань.

І по першому, і по другому факторів є безліч перехідних стилів,проте, якщо брати крайні позиції, вимальовуються наступні стилі:

Виходячи з вищесказаного, правила проведення переговорів диктуютьсяобраним стилем і не можуть бути раз і назавжди заданими. Наприклад,побажання пунктуальності в часі. З точки зору особи, яка використовуєстилі "на інтерес", "з глибоким змістом", нарешті, елементарновихованої людини, запізнення на переговори, порушення спочаткувстановленого регламенту - неприпустимі. Однак, при використанні стилю,грунтується "на становищі", відступи від пунктуальності (інодіпідкреслено демонстративні) можуть бути всього лише тактичним кроком і,в кінцевому рахунку, сприяти досягненню поставленої мети (успіхпереговорів такою метою може і не бути!). При використанні стилю "зглибоким контекстом "відступи від пунктуальності також можуть нестипевне навантаження - дестабілізують партнера, змушуючи його тим самимповніше розкриватися, допускати висловлювання та дії, що показують йогосправжні наміри.

Точно так само, залежно від цілей переговорів і обраного виходячиз них (цілей) стилю їх проведення, можуть застосовуватися як загальноприйнятіправила, так і "антіправіла". Наприклад:

1. Побудова та підтримка працюючих відносин. Офіційнівідносини по можливості скоріше варто переводити в неформальні, можливо
- Дружні. Це полегшує спілкування, розуміння партнерів, стимулюєпродовження і розвиток ділових контактів. Однак якщо партнер попереговорів об'єктивно не зацікавлений у вашому успіх і процвітання,особливо якщо він явно сильніші в даній області - ваші спроби можутьбути розцінені їм, його союзниками і навіть вашими союзниками як проявслабкості, невпевненості, і, отже, дадуть підстави посилити тискна вас.

2. Відділення відносин від дискусії по суті справи. При нормальному,доброзичливому спілкуванні невдоволення будь-якою ситуацією не повиннопоширюватися стосовно людини, яка асоціюється з цієюситуацією. Однак за певних умов може бути тактично вигіднопредставити партнера і його дії головною причиною виникненнянебажаної ситуації.

3. Відмова від позиційного торгу. Можна поступитися по суті якого -якого питання, демонструючи "доброї волі", збереження добрих відносин.
Позиція має ті ж недоліки, що як і в першому пункті.

Існують і інші правила проведення переговорів, які застосовуються в томучи іншому поєднанні в залежності від конкретної ситуації. Найбільш загальні зних наступні:
Поясніть ваші інтереси. При цьому будьте точним, особливо в деталях, цевикликає довіру; наполегливо доводьте серйозність ваших турбот;обгрунтовує законність і юридичну правомірність ваших інтересів.
Визнайте їх інтереси частиною проблеми. Це дозволяє розраховувати навзаємність: інша сторона, швидше за все, буде активною у відповідь повагу до вашихінтересам.
Обговоріть спільні цілі. З метою досягнення спільних інтересів слідобговорювати те, чого бажано досягти, а не те, що було в минулому.
Будьте конкретними, але згинання. Обдумуючи свої інтереси, бажано виробитидекілька конкретних підходів для їх реалізації, щоб зумітизманеврувати залежно від складається на переговорах обстановки, ібути готовим до сприйняття та швидкої опрацювання нових ідей.
Будьте тверді, захищаючи свої інтереси. Успішні переговори вимагаютьодночасно твердості і відкритості. Необхідно заздалегідь визначити длясебе, і, по можливості, тримати в секреті "останній рубіж оборони" --умови, нижче яких переговори для вас втрачають сенс. "Тримати оборону"необхідно на дальніх підступах до цього рубежу, пропорційно або навітьпрогресивно збільшуючи опір при наближенні до нього, щоб уіншого боку постійно складалося враження, що, при невеликомузбільшенні тиску ви, швидше, зірвете переговори, ніж поступіться ще хочкрок. Таким чином, іноді вдається нав'язати умови, значно більшевигідні, ніж наперед позначена для себе "програма-мінімум".
Шукайте взаємну вигоду. Рідко коли в результаті переговорів одна сторонаотримує явні переваги перед іншою. Отже, взаємний інтерес частішевсього закладено спочатку. Сторона, яка перша знайде взаємнийінтерес, має перевагу: є можливість вибрати партнера здекількох можливих, випередити конкурентів, взяти на себе ініціативу іт.д.
Шукайте об'єктивні критерії. Будь-який предмет переговорів можна оцінити задеякої взаємоприйнятної шкалою. Знайшовши таку шкалу і переконавшись, що вашіінтереси дійсно коштують стільки, скільки ви продекларували, виотримуєте можливість апелювати до здорового глузду, логіки, життєвимцінностям вашого контрагента, а, при необхідності, і до третіх осіб - якприхильникам, так і супротивників, з метою створення вигідного вамгромадської думки.
Будьте відкритими для доводів. Один законний критерій (ваш) не повиненвиключати існування інших. Вихід тут може бути у вигляді компромісу,звернення до третейського судді ит.п.
Не піддавайтеся тиску. Ніколи не можна слідувати тиску, а тількиобраним принципом. Противна сторона повинна усвідомити, що є певніпринципи, які ви порушити не можете, і подальше нарощування тискупризведе тільки до зриву переговорів, причому, з її вини.
3. Директору фірми "Стар"

Шановний пане директор!

Я дуже радий можливості висловити своє захоплення високимпрофесіоналізмом та ефективністю Вашої фірми, виявлених при виконаннінашого попереднього замовлення на поставку ксероксів для Чорнобильської АЕС.

На жаль, непередбачене збільшення обсягу копіювальних робітпривело до прискореного вичерпання ресурсу поставленої Вами техніки. У зв'язкуз цим, ми хотіли б прискорити укладання контракту на поставку Вамикомплекту витратних матеріалів для зазначених ксероксів з розрахункупотреби на рік, з початком постачання з 1 серпня 1997 року.

Будемо вдячні за швидке виконання нашого замовлення.

Щиро Ваш

С. К. Парашин

Генеральний директор

Чорнобильської АЕС

Direktor firm "Star"

Bayker str. 226-b

London, England

Dear Sir,

We are very glad to have an opportunity to express my admiration for
..........

.........

. ........

Prompt execution of the order will be appreciated.

Sincerely yours,

S. Parashin

General Direktor

Chernobyl NPP.

кр190620